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刚刚给 dqfind 讲了一下 GTD 的基本流程, 想想可能很多人都不清楚吧, 所以整理了一下写了这篇文章.
这些东西也是我在做那几个礼拜的 GTD 时从网上四处看到的, 希望能给别人省些到处搜索时间. 说的不对, 希望读者能够指出.

首先, 看一张最经典的图图 (猛击开大图): 

GTD 流程图

下面对 GTD 的基本流程的讲解, 就基于这张图.

在进行讲解之前, 首先说几件事.
第一, GTD = Getting Things Done, 是一种时间管理的模式 — 这些都可以从网上很容易的搜到, 所以就不再多说了, 想必想弄 GTD 的人也都知道 GTD 大概是啥. 要说的是, 既然是一种模式, 那么也就是说只是提供了一种思想, 具体的操作还是取决于人的. 所以, 不要想象有了 GTD 就一定能管理好自己的时间, GTD 的确可以提高你的效率, 但是最终的管理成功与否还是靠自己, 一个有时间观念的人就算不用 GTD 也可以把自己的事情弄得井井有条.
第二, GTD 的精华并不在于那些看起来很复杂的 Inbox 啊, ASAP啊… 而是在于它著名的 “两分钟原则”: 如果一件事可以在两分钟之内完成, 那么立刻去做完它. 不知道这东西是不是 GTD 中最先提出的, 但是这个应该作为我们日常做事的一个基本原则. 如果能够遵守这个原则, 做事的效率会提高很多很多. 可惜的是, 包括我自己在内的很多人都忽视了或者无法做到 GTD 最基本最精华的一点.
第三, GTD 并不适合所有人, 也并不是什么时候都能用的. 例如对于我现在的情况, 时间很分散, 事情也不是很多, 整天都很闲, GTD 对于我也就基本没什么用了. 所以我现在并没有在进行 GTD, 而是准备等到上大学之后再说.
第四, GTD 最好的工具并不是一个 BlueBerry, 也不是 Google Notebook, 而是纸和笔. 这一点是大多数人公认的事实 (当然你也可以认为它不正确, 只要你能够高效地安排好自己的时间). 不过我感觉类似手机上的日历和 Google Calendar 之类的东西在时间线管理上还是比纸笔更方便一些的, 所以最好是这些东西配合着用.

Well, 现在开始讲解. 请一边看流程图一边看讲解.

首先, 是 Inbox. 它就像一个垃圾桶一样 (我给 dqfind 讲的时候说的是 “杂货铺”, 貌似 “垃圾桶” 更贴切), 你只需要将头脑里想到的东西全部扔到 Inbox 里. 这里所谓的 “扔到 Inbox 里”, 就是说在你记录 Inbox 的载体上记下来. 因为需要随时快速地记录, 所以 Inbox 还是纸笔最方便. 而这些东西, 可以是 “3 月底之前需要把松鼠会的书评写完”, 也可以是 “最近要赶快找个 GF 了”, 或者是 “楼下那家餐馆的葱爆羊肉做的不错”, 甚至可以是 “昨天看电影坐我后面的那一对情侣太吵了” 这样的事情.

接下来, What Is It? 找个时间对 Inbox 里面的每件事情都分析一下, 到底这个事情说的是什么. 这一步是为了后面的分类. 当然没有必要每记录一件事情都分析一下, 你可以定期地整理你的 Inbox.

And then, 你需要对每一件事情进行分析并最终将它归入一个归类.
第一步需要判断的是, Is It Actionable? 也就是说, 这东西可行吗?
如果不可行, 那么好, 我们继续分为三类. 首先一类, Trash, 前面举的例子 “昨天看电影坐我后面的那一对情侣太吵了” 就属于这种. 没有任何参考价值, 没有任何实际内容, 所以我们也没有必要维护它 — 直接把它从 Inbox 里面划掉就可以了. 第二类, Someday / Maybe. 这个类别就需要维护了, 里面记录的都是一些现在不能做但是以后可能可以完成的事情. 比如我现在还在天津的家中, 而我要去上海上大学, 那么对于我来说, “到了上海办新手机卡之后给通讯录里的人群发短信” 就是 “Someday / Maybe”. 第三类, Reference, 这个更容易解释了, 上面也有这样的例子, 那就是 “楼下那家餐馆的葱爆羊肉做的不错” 这样能够为以后的事情做参考的条目.
如果可行, 还不能笼统的分为一类. 对于可行的方案, 其中一种情况是, 一件事需要分为好几步去完成 (multi step). 比如 “装一台新电脑” 这件事, 就要分成 “买硬件” “组装” “刻盘” “装系统” 等等很多个小的项目. 这样的事情, 我们就要放到 Project 中, 然后在 Project 中维护 “装一台新电脑” 以及完成它需要完成哪些小项, 而这些小项再被扔到 Inbox 单独维护. (这里我没有看到过有文章写具体应该如何做最好, 所以是按照我的理解进行的描述, 如果你有更好的建议可以在回复中提出.)
还有一种情况, 就是这件事情本来就是一个独立的小项了. 这样, 我们就要进行下一步操作.

What’s The Next Action? 你需要决定这件事情下一步应该如何去做.
首先, 如果这件事情可以在两分钟之内做完 (Less Than 2 Minutes), 那么现在立刻去做完它 (Do It!), 也就是上面所说的 “两分钟原则”.
如果这件事需要交给别人去做 (Delegate), 那么请将它放入 “Waiting For Lists”.
如果这件事要你亲自去做了 (For Me), 那么你就需要对这件事进行时间安排, 也就是最后一步 “When?”.

一件事的时间安排无非有两种:
第一种, “Specific Date / Time”. 如果这件事有了一个完成的特定时间 (比如 “3 月底之前需要把松鼠会的书评写完”), 那么将这件事扔到 Datebook 中. 这里正如我前面所说的, 用手机上的日历或者 Google Calendar 之类的服务维护会比较方便一些, 还可以在即将到期的时候提醒.
第二种, 如果这件事情没有一定的时间限制但是近期希望可以完成, 比如 “最近要赶快找个 GF 了” 这种事情, 那么我们认为它是 “ASAP” 的, 这里 ASAP = As Soon As Possible. 这时将它维护为 “Next Actions”, 找个时间尽快做了吧~
p.s. 我不是真的要找 GF… 不过有意者可以联系我:P.

好了, 到这里, GTD 的讲解就基本结束了. 发现随便写点东西就一个多小时啊. 正好我也困了, 就要睡觉去了.
最近我开始大批量用 Google 的服务, 从很久以前就在用的 Google Talk, 前段时间重装系统之后懒得改 Firefox 的默认搜索于是开始用上的 Google 搜索, 到 Google Reader, 然后是 Google 拼音, 接下来是 Google Groups, 还有 Gmail 和 Picasaweb, Google Analytics, Google Webmasters, 再包括准备用的 Google Calendar, Google Notebook, Google Docs… 最近整个人都 Google 化了. 虽然以前基本没有用什么 Google 的东西也不影响啥, 但是说实话, Google 的大部分东西确实好用. 哦, 对了, 我还忘了专门开 Gmail 用的 Chrome. 前面提到的这些东西就不一一加链接了, 太费劲… 从火星来的有兴趣的童鞋请自行 Google. 什么, 你说你不知道怎么 Google?!
这些东西里面, Gmail 的迁移成本算比较大的一个. 不过还好, 我的 126 邮箱开通比较早, 所以一直有 POP 服务, 现在用 Gmail 收着 126 的信, 而 126 那边也有设置自动回复.

时刻提醒自己记得 Do no evil… 睡觉去咯, 晚安.

知识扫盲:什么是”桌面搜索”?

wikipedia这样说:”桌面搜索是搜索工具所应用的一个新领域的名称，这个领域是用户拥有的计算机文件的内容，而不是搜索互联网。桌面搜索强调的是挖掘用户个人电脑上全部可用信息，包括网页浏览器历史，电子邮件档案，字处理器文档等等。”

桌面搜索是这几年刚刚出现的一个新名词.虽然叫做”桌面搜索”,但是并不是说只能搜索你桌面的意思.说白了,桌面搜索就是利用索引技术在硬盘上查找符合某些关键词的文件.因为Windows XP及以下版本自带的搜索功能是在硬盘上用关键词依次比对每一个文件,速度很慢,于是一些”懒人”为了能够以后偷懒,就写出了桌面搜索软件.它只完全扫描一次电脑里的文件,然后为每个文件建立一个索引,之后的搜索只需要在索引中查找对应的关键字即可.
桌面搜索最火的时候,M$,Google和百度依次推出了自己的桌面搜索工具.对于中国人来说,使用这三种软件的人也最多.虽然这三家公司的名气都很大,但是毕竟是附属产品,三款软件都有这样那样的缺陷.

警告:某些十分厌烦Windows的读者请自行忽略此文,我不想在此文的评论中看到与文章无关的话题.
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可能很多童鞋的PC里都备有一款桌面搜索软件,一般除了Google Desktop就是百度硬盘搜索,或者有些还用Window Search.不过对于我来说,Windows Search过于繁杂而且速度不快,Google Desktop的用户体验不是很好,百度硬盘搜索虽说基于网页比较好用,搜索速度也很快,但是这样那样的bug却是不少.最显著的一点是,在我的机器上有时会突然出现打开结果页十分缓慢的情况–或许是对于某个关键词的搜索比较慢,但是没有进度条甚至没有个Waiting令人很不爽(OJ上都有Waiting哈…).另外,某些文件出现了搜索不到的情况,很诡异.
百度硬盘搜索最强大的,就是它的”快照”功能.不过使用了一段时间就会发现,一般情况下,快照功能是派不上用场的.

某一天,sqybi突发奇想,不想继续用百度硬盘搜索了.于是,他随手搜了一下,发现了这样一个软件,也就是我们今天要介绍的:
Copernic Desktop Search

先放个主界面截图:

主界面应该说是相当的简洁,不过一般我们用的却是它在开始菜单上的搜索栏:

可能细心的你已经发现了,搜索的时候出现了乱码的情况.但是这款软件是支持中文的,很少出现乱码.出现乱码的几个文件都是我自己录制的音频,所以我认为应该是编码的问题.貌似对音频文件,Copernic是会读取ID3标签的(只是貌似…).
为了证明软件的确不是不支持中文,请看下面这个截图:

另外呢,右下角状态栏里,左数第二个图标(也就是夹在搜狗拼音和卡巴斯基中间的那个图标)就是Copernic Desktop Search的图标了.
右键点一下,看看有什么功能:

五个功能从上到下依次为:
打开主界面,查看索引状态,暂停索引,更新索引,退出软件.
点开”Indexing Status”,就会弹出这样一个窗口:

这里写着索引工作将在10秒钟空闲之后继续.那么这是什么意思呢?
实际上,Copernic的索引制度是十分完善的.首先,idle time,也就是空闲时间,指的是连续的一段鼠标键盘都没有操作的时间.如果上面这个窗口没有被打开,那么Copernic会在你设定的一段空闲时间之后自动开始索引工作(默认貌似是3min).而当上面这个窗口打开的时候,正如显示的那样,它就会在10秒钟的空闲时间之后开始索引.
可是除了这些,Copernic还会判断CPU占用情况.如果占用率过高,无论窗口是否打开,空闲时间是否到了,索引工作都不会开始,直到CPU占用率掉下来为止.
这里所说的”索引工作”,在你刚刚开始使用这款软件的时候,是建立索引的工作.而当索引建立完毕之后,指的就是更新索引的工作了.

另外,从主界面也可以看出,软件将文件分为了很多类.这样,就可以对每一类文件单独搜索了.
在设置中可以选择被索引的扩展名列表,如果文件的扩展名在列表之外,那么是不会被建立到索引中的.而列表之内的每一个扩展名,都可以单独选择所属的类别,比如文件,音乐等.默认的列表十分齐全,我使用的时候只加了一个dpr(Delphi源代码的扩展名)就足够了.

下面是我在主界面以”SGU”为关键字搜索的结果:

可以发现,如果选择了搜索到的文件,下方就会出现文件的预览.可以进行复制粘贴操作,十分方便.
而如果选择了一个xls文件,预览的效果就会像下图这样:

软件支持Office 2007的格式,即docx,xlsx等.
如果搜索结果是网页,那么它会以网页的形式显示出来;pdf也是可以预览的,但是当我选择一个10M的大pdf的时候,预览的速度就很慢,而且预览效果和Foxit也不尽相同.
但是总的来说,软件的搜索效果还是很棒的,基本上所有文件都能被搜索出来.界面也不难看,速度也不是太慢,十分值得推荐.现在它已经常驻我的内存了,而百度硬盘搜索,拜拜啦~

嗯,说到这里,是不是有人已经去搜索破解版了呢?
不知道你是否注意文章开头给出的软件主页的链接,页面上写的很清楚,有三个版本,分别为Home,Professional,Corporate.其中Home版是免费的,Professional版要50$ per licence,而Corporate要60$.
三个版本的区别写的也很清楚了,为了照顾懒得看的童鞋,这里稍微写一下.

Home版的功能有:
快速找到Word, Excel, PowerPoint, PDF, HTML, Word Perfect, text, ZIP文件;快速搜索一些邮件客户端中的邮件和附件(支持Outlook, Outlook Express, Eudora和Thunderbird,很可惜不支持Foxmail,毕竟是老外的东西嘛.但是Foxmail内置的搜索功能也很强大了);优化搜索结果(感觉说的貌似是能够根据你每次的搜索提高搜索效率,估计就是提高一些关键字的优先级吧);即时预览.
对于我这样的个人用户来说,这些功能完全是足够的–根本没有必要去找破解版,因为你会发现即使找到了,那些多余的功能也都是废品.

Professional版比Home多出来的功能是:
搜索Outlook中日程表之类的东西(搞GTD的比较有用);搜索网络驱动器(在家里用应该不会有网络驱动器吧,如果上班的话或许这个功能会有用);保存搜索结果(鸡肋…);用户支持(就是软件出问题了之后答疑啥的,基本不会用上);没有广告(说实话,我用免费版的到现在也没看到过一次广告- -||).

Corporate又比Professional多出来点东西,它们是:
两项和CDS有关的功能(CDS即内容分发服务,因为对CDS不了解,而且一般也用不上,这里不介绍了,想知道的童鞋猛击这个链接去百度百科看,中文wikipedia上没找到相关内容突然发现,CDS是Copernic Desktop Search的缩写,而这两项功能分别是自定义CDS的安装程序和自动部署CDS客户端);无缝客户端升级(貌似就是给局域网内的所有该软件升级);为局域网内部建立搜索引擎.
很显然都是企业才用的上的功能.

另外补充一点,Copernic还带有网络搜索功能,对应的网址是:http://find.copernic.com/
但是随便搜索一个关键词就会发现,实际上它只是把Ask.com,Windows Live Search,Yahoo! Search的结果合并到了一起,基本没啥太大用处.

好了,说到这里,你有没有心动呢?赶快猛击这里下载一个试试看吧~扔掉那些Google百度微软的桌面搜索工具,和我一起高高兴兴地用Copernic搜索你的电脑吧~
软件提供英文,法文,德文和西班牙文四种语言的版本,大小仅有5.82MB.

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